Accordo sul trattamento dei dati
Ultimo aggiornamento: 22 October 2026
Questo accordo fa parte delle condizioni del servizio e regola il trattamento dei dati personali che svolgiamo per conto del cliente, ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il cliente è il titolare del trattamento; Galaxy TS è il responsabile del trattamento.
1. Oggetto e durata
Ospitiamo e gestiamo l'ambiente Agentic Company del cliente: area di lavoro, gateway, orchestratore degli agenti e archiviazione. Il trattamento dura quanto l'abbonamento, più i 30 giorni in cui il cliente può esportare i propri dati.
2. Natura e finalità
Conservazione, organizzazione e uso dei dati che il cliente inserisce nel proprio ambiente, solo per fornire il servizio: svolgere il lavoro degli agenti, applicare le regole e le approvazioni del cliente, tenere la traccia di audit, inviare le email di servizio dell'ambiente.
3. Interessati e categorie di dati
- Gli utenti del cliente: nome, indirizzo email, login, ruoli, reparto, dati di autenticazione (hash della password, segreto del secondo fattore, codici di recupero come hash), la registrazione delle loro azioni e approvazioni, e i giorni in cui ciascuno è stato attivo, conservati come hash in modo che si possa leggere solo il numero di persone attive al giorno.
- Le persone citate nei contenuti del cliente - per esempio nelle analisi e nei documenti che carica: i dati personali che quei documenti contengono. Prima che un testo sia inviato a un modello AI, l'ambiente sostituisce i nomi con dei segnaposto usando il dizionario del cliente.
Il servizio non è pensato per categorie particolari di dati (art. 9 GDPR); il cliente si impegna a non inserirle nel proprio ambiente.
4. I nostri obblighi
- Trattiamo i dati solo su istruzione documentata del cliente, che sono queste condizioni e l'uso che il cliente fa del servizio. Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, lo comunichiamo al cliente.
- Le persone che possono accedere ai dati sono tenute alla riservatezza e vi accedono solo quando il servizio lo richiede.
- Applichiamo le misure di sicurezza descritte al punto 6.
- Aiutiamo il cliente, per quanto il servizio lo consente, a rispondere alle richieste degli interessati e ad adempiere ai propri obblighi su sicurezza, notifica delle violazioni e valutazioni d'impatto.
- Notifichiamo al cliente una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza.
- Alla fine del servizio cancelliamo l'ambiente e i suoi dati, dopo i 30 giorni in cui il cliente può esportarli, salvo che la legge ci imponga di conservarli.
- Mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consentiamo verifiche da parte del cliente o di un revisore da lui incaricato, con ragionevole preavviso e a spese del cliente.
5. Sub-responsabili
Il cliente autorizza i seguenti sub-responsabili:
| Sub-responsabile | Servizio | Luogo |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Hosting dell'ambiente su Microsoft Azure | La regione Azure scelta dal cliente |
| Aruba S.p.A. | Invio delle email di servizio dell'ambiente | Italia |
Comunichiamo al cliente almeno 30 giorni prima l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile; il cliente può opporsi per motivi ragionevoli e, in mancanza di accordo, disdire l'abbonamento.
Il fornitore del modello AI (Anthropic, DeepSeek) è scelto dal cliente e chiamato con la chiave API del cliente, in base al contratto diretto tra il cliente e il fornitore: non è un nostro sub-responsabile. Spetta al cliente valutare quel fornitore, compreso dove si trovano i suoi server; DeepSeek, per esempio, tratta i dati in Cina. Al modello viene inviato solo testo anonimizzato.
6. Misure di sicurezza
- Ogni cliente ha il proprio ambiente, nel proprio resource group Azure, nella regione Azure che ha scelto.
- Dati cifrati in transito (TLS 1.2 o superiore) e a riposo.
- Segreti e chiavi conservati in Azure Key Vault; i servizi si autenticano con identità gestite, senza password nella loro configurazione.
- Accesso con secondo fattore di autenticazione per ogni utente; le azioni sensibili richiedono un accesso recente.
- Testo anonimizzato con il dizionario del cliente prima di arrivare a un modello AI, con un controllo che nessun nome del dizionario sia rimasto.
- Le azioni che escono dall'azienda passano dal gateway, che applica le regole e le approvazioni del cliente, e sono registrate in una traccia di audit protetta da una catena di hash.
7. Trasferimenti fuori dall'UE
Il cliente sceglie la regione Azure del proprio ambiente. Non trasferiamo i dati del cliente fuori dallo Spazio economico europeo, salvo quando è il cliente a sceglierlo, per esempio scegliendo un fornitore AI che si trova fuori o una regione di hosting fuori dallo Spazio economico europeo (come gli Stati Uniti o il Regno Unito).
L'hosting in una regione fuori dallo Spazio economico europeo è un trasferimento fatto su istruzione documentata del cliente. Si basa sulle garanzie dei termini di protezione dei dati di Microsoft: per gli Stati Uniti l'EU-US Data Privacy Framework o le clausole contrattuali standard della Commissione europea, per il Regno Unito la decisione di adeguatezza della Commissione europea o le stesse clausole.